Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp (DN) có cách tổ chức nhân sự theo phòng ban, mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình và gần như độc lập đối với các phòng ban khác. Việc chuyển thông tin trong nội bộ DN được thực hiện một cách thủ công, năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Vấn đề đặt ra cần có một hệ thống quản lý có thể thực hiện xử lý tất cả các quy trình để giúp DN có khả năng tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực của mình.
Hệ thống hoạch định nguồn lực DN (ERP) là gì?
ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực DN do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động, giúp cho DN quản lý các hoạt động chủ chốt, như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, ... và các nghiệp vụ khác của DN. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của DN như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của DN.
Thông thường, trong một DN sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, ... Các PM quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các PM của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Khác với các phần mềm truyền thống riêng rẽ, hệ thống ERP là một phần mềm duy nhất tích hợp nhiều môđun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực hiện các chức năng tương tự hoặc cao hơn các phần mềm quản lý rời rạc. Tính tích hợp là điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý đơn lẻ.
Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinh doanh thông thường. Một vài chức năng chính của hệ thống ERP là tính lương, mua sắm, phải thu và phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng.
ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng... Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn.
ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Ví như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, nhằm giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.
ERP tạo ra liên kết văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban -phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ một cách liên tục.
